Läs vår story...

...om hur det kan vara för verksamheten att lägga Budget i Excel!

Varför envisas så många verksamheter att lägga budget och prognos i Excel?

Detta är en berättelse om företaget Örjan Svensson och hur de driver sin budget och prognosprocess. De hade tidigare haft problem med en hemmasnickrad lösning som innebar mycket extra arbeta för företaget. Som för så många andra företag och organisationer föll valet av verktyg av bekvämlighetsskäl på Excel. Att driva en budget- och prognosprocess i Excel är hanterbart, men det finns fallgropar. Några av dessa har vi valt att belysa i denna artikel genom att berätta om Örjan Svenssons erfarenheter från deras budget- och prognosarbete.

Förändring behövs

Det är den första september och hösten gör sig påmind i naturen med alla vackra färger. Hos Örjan Svensson innebär september månad också att det är dags för arbete med nästa års budget.

Nytt för i år är att ledningen på Örjan Svensson har bestämt sig för att byta ut den hemmasnickrade lösning i Excel som de använt de senaste åren.

Den störa anledningen till att de valt att lämna den gamla lösningen är att det var så mycket fel i de mallar som fylldes i att det krävdes väldigt mycket manuellt handpålägg för att rätta till. Till exempel hade vissa lagt in egna kolumner, ändrat i formler eller lagt kommentarer i celler där det förväntades siffror. När väl alla dessa fel var rättade, hur kunde Örjan Svensson då lita på att allt var rätt och därmed korrekt speglade det arbete som gjorts? Manuellt handpålägg innebär att risken för fel ökar avsevärt. Dessutom mailades mallarna inom företaget vilket innebar en stor risk att fel person kom över känslig information.

Val av verktyg

Problemet för Örjan Svensson är uppenbart. Örjan Svenssons CFO Gunilla har nu en utmaning, hur skall hon få till en bra lösning?

Det finns inte tid till att dra igång en inköpsprocess av ett nytt verktyg om Örjan Svenssons skall hinna lägga budget innan deadline första december. Men alla i verksamheten har Excel och det är flexibelt nog att hantera det som behövs. Därför faller valet återigen på Excel. Gunilla anlitar en meriterad konsultfirma för att ta fram en bättre lösning. Konsulten Lennart snickrar ihop de mallar som behövs för att täcka alla budget- och prognosmoment Örjan Svensson behöver genomföra.

Lösningen blir att hantera en mall per budget- och prognosmoment istället för att varje kostnadsställe har en egen fil. Mallen innehåller en flik per kostnadsställe och makrot som konsoliderar all budgetinformation bör på det viset bli mer lätthanterligt. Lösningen testas och allt känns bra. So far so good!

Start på budgetprocessen

Det är nu slutet av september och budgetprocessen drar igång. Efter halvdagsutbildningen där de visade upp den nya lösningen mailar Gunilla ut information om hur den nya processen skall gå till så även de som inte kom på utbildningen får informationen. Hon är extra tydlig med att de inte skall använda de gamla mallarna, utan hänvisar till de möten som hennes controllerchef José kommer boka med var och en av cheferna där de fyller i de nya mallarna ihop. Anledningen till att Gunilla vill att cheferna sitter ihop med en controller är att det skall minska mängden manuella fel och för att svara på de eventuella frågor som dyker upp i takt med att arbetet fortskrider.

Dags att läsa in i ekonomisystemet

Deadline har passerat, Gunilla och José kontrollerar filerna för att verifiera att allt ser bra ut innan de kör det makro Lennart byggt. Makrot skapar inläsningsfilen till ekonomisystemet. De gör lite småjusteringar i filerna.

I dialog med Lennart kör José nu makrot för att skapa filen och det kraschar. Efter lite letande hittar José vilka mallar som inte kunde läsas in. Det visar sig att några chefer har varit inne och gjort ändringar efter mötet med Josés team. Efter ytterligare justeringar får de igenom inläsningen.

Prognosarbete

Det är februari och nu är det dags för årets första prognosrunda, Q1 och José med team förbereder mallarna som skall användas, bokar möten och mailar ut instruktioner. En av cheferna, Klas, som var på semester i höstas hade missat att de skulle fylla i de nya mallarna ihop och mailar över sina siffror i den gamla mallen till José. Klas hänvisar till att han inte har tid att flytta över siffrorna och att hans siffror ändå inte hade förändrats nämnvärt. Detta innebär återigen manuellt arbete för José och hans team. Klas skickade dessutom in filen efter att deadline hade passerat och dök aldrig upp på det möte José hade bokat med honom för att fylla i den nya mallen. I elfte timmen blev Q1’s prognos klar, inläsningen till ekonomisystemet gick smidigare denna gången men lite väl många arbetstimmar förbrukades eftersom det alltid var två personer som jobbade tillsammans.

Några dagar efter inläsningen hade ytterligare förändringar gjorts i filerna av en av cheferna. Personens arbete var kanske till ingen nytta. Processen är stängd, hur hade detta missats?

Cheferna behöver kunna ha ständig åtkomst till sin information

Dessutom kan man undra vilken påverkan Controllern hade på cheferna under arbetet. Det hade varit bättre om cheferna själva kunde lägga sin budget och prognos. Dessutom har inte cheferna ett bra sätta av få en bra sammanhängande bild av budgeten tills informationen är inläst i affärssystemet och rapporter kan tas ut därifrån. Örjan Svensson har många filer på sitt nätverk och det kan vara svårt för cheferna att själva hitta sina budgetdokument om de ens har access.

Behöver du hjälp?

Konstrukt med partners har träffat många organisationer med liknande berättelser. Vi har lyckats hjälpa dem komma ifrån Excel i sitt budget- och prognosarbete för att hitta en bättre lösning ihop med oss. Läs mer på vår hemsida eller kontakta mig så berättar jag mer.

Johan Larsson
Mail: johan.larsson@konstrukt.se
Tfn: +46 709 645 181
Web: www.konstrukt.se