Budget i offentlig verksamhet – Fastna inte i detaljerna

Budgetarbetet handlar inte bara om att den enskilde resultatansvariga håller ordning på sin detaljbudget utan det handlar även om att tydligt överblicka en hel förvaltnings totala budget med en lång lista verksamheter. Budgetarbetet handlar om verksamhetsstyrning för hela organisationen. Det är viktigt att kommunfullmäktiges beslut tydliggörs ner i verksamheten för de nämnder och förvaltningar som besluten gäller.

Detaljbudgetarbetet
När man tänker på hur budgeten skall läggas är det lätt att fastna i detaljbudgeteten. Intäkten är given och går inte att påverka. Därför hamnar fokus på kostnadssidan. Vanligtvis utgör personalen merparten av denna och kanske planeras det även för investeringar. Det är egentligen inte så konstigt att fokus fastnar här om personer från verksamheten är involverade i diskussionerna, vilket de med all rätt skall vara.

Exempel från detaljbudgeten, appar som en resultatansvarig för ett ansvar arbetar med.

Exempel från detaljbudgeten, personaldata inläst från HR-systemet. Konfigurera Konstrukt för att simulera total lönekostnad per ansvar.

Fullmäktige, budgetramar och flerårsbudget

Vilka ramar finns att arbeta efter? Hur ser flerårsbudgeten för hela fullmäktiges mandatperiod ut och vem ansvarar för vilka delar? När en offentlig verksamhet inför ett nytt systemstöd för sitt budgetarbete är det viktigt att höja blicken och se till att många intressenters behov blir tillgodosedda.

Inför stundande detaljbudgetarbete sätter politikerna budgetramarna. Systemet hjälper till med detta och tar hänsyn till faktorer som påverkar.

Helikoptervy över budgeten genom hela organisationen
Det blir utmanande att få en tydlig överblick över en förvaltnings totala budget. Hur ställer sig budgeten mot den ram som klubbats i fullmäktige? Hur förhåller sig årets ram mot flerårsbudgeten? Finns det tillräckligt tydlig koppling till verksamhetsplanen och de mål som satts upp för förvaltningarna? Fungerar verksamhetsstyrningen tillfredsställande? Går det att mäta om målen är uppfyllda och finns det en budget kopplad till målen som politiken definierat? Fördelas intäkterna på rätt sätt mellan de olika förvaltningarna och får verksamheterna de pengar som behövs för att bedriva sin verksamhet på bästa sätt?

Därför blir det extra viktigt att tydligt kunna följa fördelade ramar från fullmäktiges bord, via nämnder och förvaltningar ner till den enskilda verksamheten. Planerar verksamheten använda de resurser som blivit fördelade i budget eller går det att identifiera ett gap mellan budget och ram? Under året blir det även viktigt att aktuellt utfall följs upp mot budget för att se till att det inte sticker iväg för långt. Detta sker vanligen under arbetet med delårsrapporterna där en prognos ofta tas fram baserat på budgeten.

Enskilda resultatansvariga och deras chefer kan stämma av olika ansvar mot aktuell budgetram

Vad kan Konstrukt erbjuda?
Konstrukt kan ge dig svaren på alla dessa frågor genom att integrera arbetet med årets budget ihop med budgetramarna och dess fördelning inom förvaltningarna ner till enskilda verksamheter samt koppla detta till flerårsbudgeten. Nyckeln är just att integrera olika delar av budgetprocessen och samla dem i systemet. Olika intressenter har olika behov att följa budgetarbetet och att kunna analysera hur budgeten påverkar olika delar av organisationen.

Vi har dessutom en integration med Stratsys – ett system för mål och verksamhetsstyrning. Via vår integration kan slutanvändaren arbeta i Stratsys helt ovetande om att planeringen i praktiken görs i Konstrukt. Konstrukt kan även integrera andra verksamhetssystem och samla underlag till planeringsprocessen därifrån.

Låter detta intressant – tag kontakt med oss så berättar vi mer.

Johan Larsson - Försäljning
+46 709 64 51 81

Några av våra kunder